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Memoria histórica: cómo seleccionan, organizan, clasifican, desclasifican y conservan los archivos de los episodios más dolorosos de Colombia

Antes de su conservación cada archivo debe pasar por varias instancias. El lugar donde reposan tiene temperatura adecuada para su cuidado y quienes acceden a los documentos físicos toman medidas de rigor para evitar el deterioro del papel.

La Declaración Universal de los Derechos Humanos es un documento elaborado por representantes de todas las regiones del mundo con diferentes antecedentes jurídicos y culturales, con el fin de comprometer a los Estados firmantes a proteger los derechos humanos considerados básicos; como derechos civiles y políticos, económicos y sociales, contra el racismo, contra la discriminación de las mujeres, entre otros.

Así, fue proclamada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en París, el 10 de diciembre de 1948, como un ideal común para todos los pueblos y naciones, siendo Colombia uno de los Estados firmantes. Nuestro país también hace parte del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos y del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales que, junto con la mencionada Declaración, conforman la Carta Internacional de Derechos Humanos.

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El conflicto armado en Colombia ha hecho que la conversación respecto a los derechos humanos (DDHH) gire en torno a la reparación de víctimas y la memoria histórica. De esta forma, se creó el Centro Nacional de Memoria Histórica que junto con ONGs, fundaciones, colectivos sociales, grupos de estudio, artistas y universidades, llevan a cabo un trabajo de reconstrucción memoria, reconocimiento, reivindicación de derechos y reconciliación.

Por consiguiente, el manejo de la información correspondiente a DDHH y al Derecho Internacional Humanitario (DIH) se vuelve importante, pues la documentación con dicha temática se convierte en patrimonio histórico del país, permite realizar proyectos reconstrucción de la memoria, se vuelve clave en la reparación de las víctimas y frente a los juicios sobre delitos de lesa humanidad.

Imagen: Centro Nacional de Memoria Histórica

UNIMINUTO Radio habló con David Felipe Nieves, historiador de la Secretaría Distrital de Integración Social de Bogotá en el área de Gestión Documental, que se encuentra en el proyecto de levantamiento y organización de información que por ley deben realizar todas las entidades públicas.

Felipe Nieves es historiador y trabaja en el área de Gestión Documental de la Secretaría de Integración Social de Bogotá. Foto: Archivo personal.

Nieves manifestó que “esta documentación debe tener una conservación por parte de la entidad (que la tenga), no solamente para la consulta de las personas interesadas, sino también a largo plazo, por su significancia histórica y por ley”. Por lo cual, hizo alusión a la ley 1448 de 2011, en la que se estipula que toda documentación que tenga que ver con el conflicto tiene que preservarse. Además, “hay mucha documentación que tiene que ver con delitos de abuso sexual que también deben se conservadas por ley”.

Imagen: Centro Nacional de Memoria Histórica

La importancia de esta documentación radica en que sirve para atender los procesos judiciales que se tengan al respecto y para reconstruir la memoria histórica. Por lo mismo, al conservarse para reconstruir la memoria del conflicto, “tiene que pasar por varias instancias en las que se decide al final qué se conserva y qué no”.

Proceso de selección:

Los criterios de selección dependen del tiempo de retención en los archivos de gestión, el cual varía según el tipo de documentación, pudiendo ser de 5, 10 y hasta 20 años, teniendo en cuenta además que es “grandísima en volumetría”, midiéndose por metros lineales, “y a veces pueden llegar a ser 10 mil, 30 mil metros lineales”.

Posteriormente, la documentación pasa por una valoración histórica del tipo de documentación que se produzca, qué tipo de documental es, y se identifica si es de DDHH o DIH. Luego, se hacen unas tablas de valoración con unas fichas que después se remiten a los archivos y “en los archivos se dialoga con ellos (los encargados) para hacer traslado de la documentación a donde haya campo en los acervos documentales, a veces en los acervos están llenos, entonces también es un poquito de negociación ahí, pero no hay una persona que decida en sí qué se conserva y qué no, es una decisión que pasa por muchas instancias, por muchas cadenas, y no es una sola persona la que decide”.

Imagen: Centro Nacional de Memoria Histórica

Por otro lado, lo que no se considera relevante pasa a un proceso de eliminación, sin embargo, esta documentación no es tan fácil de eliminar, “tiene que conservarse sí o sí”, por lo cual el tema sería quién la va a conservar y bajo qué criterios, “pero esta documentación, al hacer el traslado, tiene que conservarse, no es algo negociable”.

Entonces, si una organización que maneja información de DDHH no cumple con estos criterios de selección y manejo de archivo “puede incurrir en sanciones que vienen de los organismos de control”, como el Archivo General de la Nación, Contraloría y Procuraduría, que están pendientes de que la información se maneje de manera adecuada y de poner las medidas correctivas necesarias para que esto se cumpla, como procesos disciplinarios, si son documentos muy importantes; y multas a funcionarios específicos que hayan refundido la documentación o que hayan tenido un mal manejo y la documentación se haya roto; decisiones que surgen a través del debido proceso de investigación.

Imagen: Centro Nacional de Memoria Histórica

Es por esto que los archivos “tienen que pasar por un proceso de conservación”, labor conjunta entre el especialista encargado y todos los que tienen acceso al archivo. El primero, a partir de “procesos muy específicos de conocimiento del papel, de conservación en buenos ambientes, de una cierta cantidad de grados centígrados para que la documentación no se deteriore”. Los segundos, desde el manejo de la documentación cuando la van a consultar, ya que deben tener guantes, tapabocas y demás utensilios de seguridad, además de procurar no romper las hojas, siendo esto parte de la conservación de la información.

Así mismo, se guardan en unas cajas específicas, bajo un orden específico, pues, aunque dentro de cada caja puede haber varios expedientes, no tienen que haber muchos porque se pueden dañar.

Por otro lado, “no todo está digitalizado, el proceso de digitalización es otro proyecto aparte”. La manera en cómo se conforma un archivo digital es completamente diferente a cómo se maneja un archivo en físico y aunque la idea es que el segundo pase a ser un archivo digital para conservación, lo primero que hacer que hacer es la organización del archivo físico para después pasar a digital.

Importancia:

Al organizar este tipo de información se facilita el acceso a la misma, permite que se tenga un archivo y sacar de él la documentación de DDHH. También, se trata de identificar la documentación que tiene que ver con DDHH porque es una reglamentación internacional y nacional, y “porque en la medida en que uno puede separar mejor la documentación la puede organizar y puede tener un tratamiento específico para cada tipo documental”, ya que no todos los tipos documentales tienen el mismo tratamiento.

¿Un ejercicio de memoria?

“Generalmente cuando se habla de memoria uno tiende a pensar que es como el relato de las víctimas de lo sucedido y ya está, pero tiene que ver con más, con temas de reparación de las propias víctimas (…). Ellas tienen que tener un proceso de reparación que va con un acompañamiento psicológico, se hace una serie de entrevistas para que la persona también pueda, no solamente ser reparada monetariamente que es lo que generalmente se tiende a hacer de primerazo, sino también pueda ser reparada a nivel social”.

En ese sentido, “la memoria puede ser buena o mala, dependiendo de los contextos se pueden hacer usos diferentes de la memoria”, tiene que ver con los manejos que se hace con la información. Estos procedimientos de memoria no son sólo para reconstruir lo que sucedió sino también para ayudar a personas que pasaron por eventos traumáticos.

Imagen: Centro Nacional de Memoria Histórica

Por otra parte, también se debe extender la posibilidad de hacer el proceso de reparación personal o colectivo, dependiendo de si fueron muchos los que vivieron la misma situación, o el hacer un proceso de reparación a nivel nacional, porque como país “hemos vivido el conflicto desde hace unos 60 años”, así que se necesita hacer procesos de memoria colectiva para identificar qué estamos haciendo mal y reparar el daño que se ha hecho a nivel de nuestra sociedad y mirar en qué hemos fallado y cómo podemos prevenirlo.

Por eso, aunque Colombia no es un país sin memoria, “es un país que le cuesta un poquito manejar estos temas”. Sin embargo, se han hecho muchas iniciativas en pro de la reparación de las víctimas, para saber qué fue lo que pasó y cómo está pasando, “por eso se hizo el proceso de paz, para eso funciona la Jurisdicción Especial de PAZ (JEP), pero sí nos falta, hay personas que niegan el conflicto armado, entonces no es que no tengamos memoria sino los usos que yo haga de esa memoria para mi beneficio”.

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