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Firma escaneada: ¿es legal en Colombia?

Diferencias entre las firmas digital, electrónica y escaneada.

En el contexto actual, en el que la mayoría de las personas han tenido que encontrar otras formas para realizar trámites sin el encuentro presencial, se han implementado y popularizado soluciones virtuales. Es así como, ante la necesidad de continuar firmando documentos importantes, las metodologías de firmas digital, electrónica y escaneada se han convertido en alternativas viables para lograr dicho objetivo.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica permite identificar a una persona en relación con un mensaje de datos a través de métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas. Así, realizarla indica que una persona verifica una acción o procedimiento mediante un medio electrónico y deja, por tanto, un registro de fecha y hora.

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Este tipo de firma debe servir para indicar que el contenido del documento es aprobado por el firmante, ser confiable y apropiado respecto al tema del comunicado y permitir identificar a las partes involucradas.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital consiste en un valor numérico que se agrega a un mensaje de datos y permite determinar que ese valor se ha obtenido exclusivamente con la clave de quien lo envía y que dicho mensaje no ha sido modificado. Así, debe permitir reconocer a quien haya realizado la firma para que este no pueda negar que haya firmado digitalmente el documento y verificar que el documento no ha sido alterado tras ser firmado.

¿Qué es la firma escaneada?

Ya que la firma electrónica pueden ser datos biométricos que permitan identificar a una persona y la escritura entra en esta categoría, al ser un rasgo que permite identificar a una persona, el firmar un contrato y escanearlo o incluir la firma escaneada en el contrato para luego compartirlo por medios electrónicos puede ser considerada como un tipo de firma electrónica.

Ante las leyes colombianas, ¿qué tan válidas son estas firmas?

Dichas firmas están sistematizadas bajo la Ley 527 de 1999 que “define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”; el Decreto 1747 de 2000 que “reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales”; y el Decreto 2364 de 2012 que “reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”.

Así, el artículo 7 de la mencionada Ley indica que las mencionadas firmas serán válidas si “se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos para indicar que el contenido cuenta con su aprobación y que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado”.

Igualmente, el artículo 28 de dicha Ley expone que “cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo”, por lo tanto, “el uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita” si es única a la persona que la usa, es susceptible de ser verificada, entre otros requerimientos.

Por su parte, el decreto 2364 expresa que “la firma electrónica representa un medio de identificación electrónico flexible y tecnológicamente neutro que se adecúa a las necesidades de la sociedad”.

¿Quién da el aval a estas firmas?

Las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia podrán “emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas”, según el artículo 30 de la citada ley.

Y, según el mencionado Decreto 1747, la entidad deberá contar con un equipo de personas, una infraestructura física y tecnológica y unos procedimientos y sistemas de seguridad, que le permitan “generar las firmas digitales propias y todos los servicios para los que soliciten autorización”.

Opiniones de expertos

Para entender lo anteriormente mencionado en la vida real, UNIMINUTO Radio contactó a algunos abogados para dar su opinión profesional.

Carlos Bautista, abogado egresado de la Universidad INCCA de Colombia, indicó que “la firma hace parte de la legalidad comercial”, “la legalidad de la firma digital hace parte de la ley 527 y habla solamente que si las partes están de acuerdo que las firmas se hagan digitalmente, es completamente válido“. También, expuso que “la firma es cualquier señal que la persona pueda realizar”, por ejemplo, “las personas que no tienen brazos, colocan una huella del pie”, entonces “la firma digital es simplemente algo adicional que fue regulado hace poco”.

Igualmente, Bautista comentó que “hoy en día ya existen algunas empresas que tienen unas plataformas y unos manejos de firma muy claros que inclusive son de códigos”, lo cual “garantiza que nadie más pueda utilizar esa firma”. Así, sin importar si se usa ese mecanismo o el poner una firma escaneada en un documento, lo importante es que se genere “algún tipo de confianza en las personas, tanto de un lado para el otro. El artículo 4 de la Constitución Política de Colombia parte todo de la buena fe, pero no por buena fe puedo dar por válido un documento, tengo que consultar con la otra persona la validez de ese documento y que me quede la constancia de que se consultó“.

Luz Felisa Bonilla, egresada de la Universidad Católica de Colombia, manifestó que “por ejemplo, la DIAN para efectos de la declaración de renta, autoriza la firma electrónica y es válida y se evita ir al banco a presentarla y más con este COVID-19, esto es bueno y hasta puede pagar ahí mismo sin salir de casa. Para efectos de correos con facturas y oficios también se usa la firma electrónica y esto hace ágil los trámites comerciales y bancarios“.

Por su parte, Nattan Nisimblat, miembro del Instituto Colombiano de Derecho Procesal y del Instituto Iberoamericano de Derecho Procesal, expresó que “son firmas distintas: la digital debe ser obtenida a través de una entidad de certificación, lo que la hace más segura pero al mismo tiempo menos célere y menos económica; la firma electrónica puede ser administrada por cualquier entidad, es confiable, rastreable y célere; la firma escaneada, autorizada en el artículo 11 del Decreto 491 de 2020, es una fotografía que se le toma a una firma autógrafa impresa y el archivo resultante se agrega a un documento creado como nativo digital. Es equivalente funcional a la firma autógrafa física, pero no a la electrónica o digital”.

Nisimblat, también indicó que “actualmente, para los actos de parte (memoriales y poderes), el Decreto 806 de 2020 permite eliminar firmas autógrafas, escaneadas, digitales o electrónicas, para lo cual solo basta la antefirma. No obstante, el Acuerdo PCSJA20-11632 impone el uso de algún tipo de firma en el artículo 17”.

Por otro lado, Moisés Andrés Valero Pérez, Juez 16 Civil Municipal de Bogotá, en lo referente a providencias judiciales declaró que “el Ministerio de Justicia, el 28 de marzo del año que avanza, expidió el Decreto 491, en el artículo 11 señaló que mientras dure la emergencia sanitaria, cuando no se cuente con firma digital, se podría válidamente suscribir las providencias y demás decisiones mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, firma que, en principio, tiene plena validez, porque fue autorizada por el Gobierno Nacional en uso de facultades excepcionales producto de la crisis sanitaria, decreto declarado ajustado a la Constitución Política por la Corte Constitucional en Sentencia C – 242 de 2020″.

Sin embargo, para Valero “la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, en mi criterio no da seguridad porque no está exenta de ser alterada; la experiencia en la Rama Judicial nos ha enseñado a lo largo del tiempo, que la firma de los Jueces ha sido falsificada y también la de los Secretarios en los oficios para levantar medidas cautelares de manera anómala”.

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